各区、县卫生局，市疾病预防控制中心：

为进一步提高我市免疫规划信息系统数据质量，充分发挥免疫规划信息系统的优势，推动全市免疫规划工作向信息化、规范化、科学化发展，为群众提供更加优质安全、方便快捷的预防接种服务，结合我市实际，特制定《天津市免疫规划信息系统使用管理指南（2012版）》（以下简称《管理指南》），现印发给你们。

各区、县卫生局要高度重视，发挥行政推动作用，加强组织领导，不断完善辖区免疫规划信息系统建设，积极推进电子档案替代纸质档案工作开展。各级疾病预防控制机构要认真履行《管理指南》规定的各项职责，组织开展专项培训，按时做好数据审核、评估等工作，定期开展督导考核，确保各类数据信息的及时、完整、准确。各预防接种单位要严格按照《管理指南》的各项规定，不断加强和改进信息采集、数据录入、审核上报等工作，使信息系统作为免疫规划工作的现代化工具切实服务于每一名受种者，提升我市免疫规划工作服务质量和水平。

天津市卫生局

2012年11月16日

天津市免疫规划信息系统使用管理指南（2012版）

为进一步提高我市免疫规划信息系统数据质量，充分发挥免疫规划信息系统的优势，推动全市免疫规划工作向信息化、规范化、科学化发展，为群众提供更加优质安全、方便快捷的预防接种服务，结合工作实际，特制定本使用管理指南。

天津市免疫规划信息系统功能概括

天津市免疫规划信息系统由两部分组成：接种单位客户端软件（简称客户端）和市级管理平台(简称平台）。

（一）客户端功能

受种者基本信息的管理；受种者预防接种记录和既往史的管理；通过网络连接市级平台实现跨区县接种信息的交换；查询统计和自动预约功能；生物制品出入库的管理；接种证、册、预约通知等内容的打印；门诊基础档案资料登记上报；在线自动升级和数据定时自动备份；与接种门诊其他应用系统对接等功能。

（二）平台功能

平台负责接收、中转和储存客户端软件通过网络上报的免疫规划信息；支持各接种单位下载全市受种者个案信息；与国家级平台进行自动数据交换；接种单位信息的管理；冷链设备和生物制品的管理；业务人员管理和数据定时自动备份；各级管理部门通过网络进行数据统计分析；建立市级免疫规划网站，发布信息，普及知识，为受种者提供预防接种信息查询和解疑；与其它公共卫生业务系统的数据实现共享。

第一部分 接种门诊

一、日常操作

（一）客户端组网电脑：包括服务器电脑（登记台电脑）和分机电脑（其他登记用电脑和护士工作站）。作为服务器的电脑必须通过VPN加密通道实现与市级平台的联通。建议全部组网电脑均连接互联网，网速应保证信息系统的正常运行，以实现信息操作和自动升级等功能。

（二）客户端用户设置：接种门诊的登记台和接种护士站的操作人员须参加相关培训取得资质后方能进行信息系统操作。必须按照自己在免疫规划工作中的角色在“新手上路”模块设定相应权限的账号。用户必须使用自己的账号登录客户端进行操作，禁止多人使用同一账号登录。

（三）客户端信息上传：客户端中的儿童接种信息或疫苗出入库信息应在发生数据变化的当天完成相关资料的上报。

（四）数据备份：每个工作日在接种完成当天及时进行系统备份，并将备份文件拷贝至闪存盘，单独存放。建议备份之后再进行个案更新上报，以保证备份及时率的统计。

（五）客户端出现故障无法使用时的措施：接种单位应使用纸质接种日志手工记录受种者的信息，待故障恢复后，将书手工录补录入客户端。

（六）客户端维护：如果遇到软件操作问题，及时通过客服电话（58054519）和QQ群（150724396）等渠道获取软件开发公司的技术支持。

二、受种者管理

（一）儿童建档：所有接种儿童（≤6岁）均要在客户端内建档，基本信息中的儿童姓名、出生日期、联系手机、出生医院、现住址、居住属性等信息必须填写完整、准确，并在儿童接种证上准确填写“儿童免疫规划编码”。外地来津儿童，无论其是否长期居住，均要在客户端中为其建立包含历史针次的完整个案记录。

（二）信息补录：初次建档补录既往针次信息时应按实际情况录入接种单位、迁入日期、建档日期等内容。补录凭证：首先以接种证上的接种信息为准，无接种证以接种卡为准，二者均无，以家长回忆为准。

（三）日常接种：受种者前来接种时，先在客户端和平台上搜索该受种者是否已建档，如果已建档，则基于其已有档案接种；如果未建档则为其新建档，再按程序接种。接种时，应正确选择针次属性（常规免疫、强化免疫、应急接种），拒种等特殊情况在备注中加以标明。

（四）临时接种:初中一年级学生乙肝疫苗接种、大学一年级学生麻疹疫苗接种以及成人疫苗接种通过临时接种模块专门管理。建议此类人群集体接种时，可以通过临时接种模块中的“导出/导入模板”，进行接种信息的批量快速导入。

（五）个案流动的管理：当受种者由于居住地改变等原因变更接种单位时，新接种单位将根据实际情况确定该对象管理权是否转移。举例，当A单位管理的儿童来到B单位要求接种时，B单位将通过儿童的条码、免疫规划编码或姓名等信息从市级平台下载儿童的全部信息，同时下载界面将会询问该名儿童本次是“迁入本单位”还是“临时接种”1针次，选择“迁入”则该儿童未来将会归B单位管理，选择“临时”则该儿童的管理职责仍然归属A单位。当此儿童已被A单位迁出，处于迁出状态时，B单位下载界面将只能显示“迁入本单位”。

（六）成人接种：对于首次接种的成人，要求其出示包含身份证号码的证件或证件复印件。在客户端临时接种模块中新增受种者资料，依次登记其身份证号码、姓名、性别、出生日期和手机号码，完成建档，建档后按常规接种流程操作。随着信息化管理范围逐步扩大，未来成人接种时可首先根据其证件显示的身份证号码，在客户端和市级平台检索个案信息，如果在册，则直接导入后进入接种流程；如果没有既往档案，则需重新建档。

三、疫苗信息管理

（一）一类疫苗:通过自动导入实现入库操作，具体流程如下：接种单位在“国药疫苗配送管理系统”申请疫苗配送，货品送达核对无误后，及时返回“国药疫苗配送管理系统”，完成“确认收货”操作，随后在客户端中进行“疫苗入库”，导入此次配送疫苗信息。在疫苗配送系统出现故障等特殊情况下，可在客户端内进行手工入库操作，但应注意避免系统恢复后从配送平台重复进行导入，造成库存数量的成倍增加。

（二）二类疫苗:二类疫苗入库在客户端内通过“半自动”方式完成。疫苗品种、厂家、批号、规格、效期等信息将由上级疾控机构统一维护后供接种门诊下载使用，门诊医生入库时只需正确填写入库数量、进货渠道等内容。对于上级疾控机构未能及时维护的二类疫苗,接种门诊在客户端内可进行手工入库操作。

（三）数据一致:客户端内电子入库单据应与实物入库单据保持一致，真实准确记录进苗日期、数量、运输温度、保存温度、经手人等信息，严禁事后随意更改系统内的入库记录。

（四）及时盘点：接种日或其他情况造成疫苗数量变化时，当天通过客户端完成 “库存盘点”，登记使用、破损、报废等情况，完成数据上传，并做到与当前实物库存的帐物相符（包括数量、批号、效期、厂家等关键信息）。在“库存盘点”时，如遇特殊去向无法归入现有分类的，应在“其他”项进行登记，同时在“备注”中详细记录疫苗去向。

（五）其他情况：通过“临时接种”模板批量导入的接种记录暂不能自动核销疫苗库存，应在导入当天“库存盘点”时将集体导入的疫苗使用信息通过手工登入“集体接种”项目，完成核销。

四、档案报表管理

（一）基本信息：接种单位的工作人员、单位信息、冷链设备等内容发生变化时，应及时在客户端“新手上路”模块中完成资料更新并上报。每年12月20日之前统一进行一次本年度的更新并上报。

（二）温度记录：每天两次（上、下午各一次）认真记录冷链设备温度，遇到异常情况应及时处理并详细登记。采用自动温度记录设备的区县，应建立相应管理保障措施，待系统稳定性、准确性、安全性达标后可作为正式档案记录使用（系统建设参考标准见附表1）。

（三）接种报表：每月在10日前汇总上月儿童预防接种统计报表（报表6-1、报表6-2）并上传市级平台。

（四）电子档案的建立与使用：信息系统的建立将实现接种卡（册）、常规报表、日常档案、门诊日志、温度记录等多种档案报表的电子化。随着信息系统的稳步推进，各接种单位在日常工作达标、管理到位，系统安全稳定前提下，通过区县主管部门审评考核后（考核标准见附表2），可以根据考核结果逐步利用电子档案替代纸质档案，自2013年起全市各项考核、审评工作都将以电子档案为依据。各单位在未通过评审考核之前，应保持纸质、电子档案的并行使用。

五、数据审核

(一）接种前审核：每次接种前对接种儿童的既往接种信息进行审核。

（二）上传前审核：每次上传前进行个案信息查重，删除错误的重复记录，进行疫苗库存盘点，做到帐物相符。

（三）信息完整性等审核：每周对所有管理儿童接种信息和其它免疫规划信息进行审核，检查数据有无错项、漏项和逻辑错误，确保录入数据的完整性和准确性。

（四）儿童接种个案的审核：每月利用未种预约、逾期未种等统计模块，对在册管理儿童接种情况进行审核，以便及时准确的预约与提醒，切实提高接种工作的完 整性和及时性。

第二部分 区县疾病预防控制中心

一、基本信息的核实

每年在12月20日之前，在平台上完成本级免疫规划工作人员信息录入，对下级上报的人员信息、接种单位信息和冷链设备信息进行核实，保障信息准确。

二、接种率报表审核、评估

每月通过平台对接种单位上报的儿童预防接种统计报表（报表6-1、报表6-2）进行审核。

每月通过平台评估接种单位接种工作完成情况，反馈评估结果，协助接种单位查找存在的问题，督促其及时改正。

三、疾病监测信息的录入

利用平台完成百日咳、流行性腮腺炎等病例个案的录入。按要求完成健康人群抗体监测信息的录入。

四、其他免疫规划信息的审核

每周通过平台审核接种单位上传的免疫规划信息。检查数据有无错项、漏项和逻辑错误。审核接种单位数据上报与备份操作是否及时。对个案信息进行查重，督促接种单位对数据进一步核实，删除错误的重复记录。每月15日之前按照本指南中的考核指标（详见附表3），对系统的数据质量进行考核并上报结果，督促下级接种单位提高系统使用质量。按照平台中模块功能完成相应的工作。

五、督导

每季度进行数据信息准确性、完整性等的检查复核工作，检查辖区内预防接种证（卡）记录、免疫规划报表、疫苗使用记录等与信息系统内的相应数据是否一致。并对接种单位信息系统的相关内容进行督导。

六、培训

每年至少开展一次覆盖全部信息系统操作人员的相关知识培训。

七、总结

每年2月份上报上一年度信息系统建设工作总结。

第三部分 市疾病预防控制中心

每月通过平台审核免疫规划数据的完整性、及时性和准确性，进行全市范围的个案查重，协调各区县核实个案数据，删除错误的重复记录。每月按照本操作指南中的考核指标，对上报数据质量进行分析，督促下级单位提高信息录入和上报的质量。利用平台收集、整理、汇总和分析其他免疫规划信息。每年至少对区县信息系统建设进行一次督导。每年开展一次培训。每年3月份完成全市上一年度的信息系统建设工作总结。

第四部分 考核指标

一、接种门诊信息系统覆盖率100%，正常运转率100%；

二、2004年1月1日以后出生儿童接种个案完整率100%；

三、电子档案与接种证（卡）手工记录一致率100%；

四、儿童档案管理合格率100%；

五、信息系统人员、机构、冷链设备等档案资料准确率100%，完整率100%；

六、冷链设备温度记录完整率100%，异常情况记录完整率100%；

七、每日接种数据、温度记录、疫苗信息、备份信息上传及时率≥90%；

八、疫苗帐物相符率100%，疫苗入库、出库（盘点）、价格信息完整率100%、准确率100%；

九、常规接种率月报上传及时率100%；

十、接种单位信息化督导覆盖率100%；

十一、区县疾控每月数据质量分析表报告及时率100%、完整率100%、准确率95%。

附件：1.预防接种门诊冷链设备自动温度监测系统建设参考标准

2.预防接种门诊信息化档案质量考核表

3.预防接种信息管理系统质量控制表